Közös munka közelről, távolról
Egy vállalkozás, intézmény adatainak, dokumentumainak biztonságos elérése kulcsfontosságú a mindennapi munkában. Rendszergazdaként nap, mint nap tapasztaljuk ennek fontosságát. Gyakran merül fel a kérdés:
De hogyan?
A közös tárterületen a munkavégzés mindig hatékonyabb. Nem kell egymás között csatolmányként küldeni fájlokat, nem maradnak el a verziófrissítések, nincsenek eltérő tartalmú példányok. Több lehetőség közül választhatnak ügyfeleink, azonban mindig van egy konkrét javaslatunk. Mindenki másképp szeretné. Van, aki távolról, van, aki csak helyben. Vannak, akik felhőként, vannak, akik úgy, mintha otthon is az irodában lennének. Van, aki kis méretű dokumentumokkal, mások nagy méretű tervezői fájlokkal. Minden technológiának megvannak az előnyei és hátrányai. Ebben segítünk eligazodni és megtalálni a helyes megoldást.
Biztonságos ez?
Ha nem lenne az, nem is ajánlanánk. Rendszergazdaként nem is lehet másképp. A mi feladatunk a megfelelő informatikai környezet megteremtése, a kapcsolatok megfelelő titkosítása, “bújtatása”. Hiszen mi vagyunk a rendszergazdák. Ez a dolgunk.
Mindenki látni fog mindent?
Az ilyen típusú adattárolási eljárásokat mindig felhasználókhoz igazítjuk. A helyes válasz: mindenki azt lát, amihez jogosultsága van.
Van erre konkrét példa is?
Szinte minden önkormányzati ügyfelünk örömmel használja. De hogyan is? Az önkormányzatnál a döntések egy részét a testületi és bizottsági tagok hozzák meg szavazataikkal. Egy testületi ülésre a tagok már felkészülten kell érkezzenek, előre tudniuk kell, hogy milyen témákról kell döntéseket hozniuk. Ezeket a dokumentumok elektronikus formában kapják meg. A testületi anyagot a hivatal dolgozói állítják össze, rendszerezik mappákba és végül megszületik a teljes dokumentáció. Néha 5-10, néha 20-30 dokumentumból is állhat, nagyobb méretű csatolmányokkal, képekkel, műszaki rajzokkal tarkítva. Ezek mérete meghaladhatja a 100-200 megabájt méretet. Ezzel a következő problémák merültek fel:
- email-ben csatolmányként nem lehet küldeni a nagy mérete miatt
- több részre bontva a dokumentációt, több levélként elküldve nagyon sok időbe telik, sok a tévedési lehetőség
- a nagy mérete miatt a levelek sokszor “visszapattantak”
- a dokumentáció kiküldését követően módosítási lehetőség már nem volt
- a testületi tagok nem mindig kezelték postafiókjukat megfelelően, ha betelt, nem kaptak anyagot
Miben más ez a rendszer?
Mindenben. Nincs email, nincs betelt postafiók, nincs visszapattanó email, sem megtelt postafiók. Egy mappa van minden ehhez kapcsolódó dolgozó számítógépén, hívjük “Testületi Felhő”-nek. Mindenki úgy használja, mintha csak a “Dokumentumok” mappájában szerkesztené a fájlokat. Megnyit, módosít, ment. Minden változtatás azonnal módosul a tárhelyen is. Ehhez tárhelyhez kapcsolódnak a döntésthozó képviselők is, azonban kizárólag olvasási joggal. Elérhetik telefonnal, tablettel, laptoppal. Megnyitáskor mindig a legfrissebb változatot látják. Ezzel nagyon sok felesleges munkaórát, bosszúságot, tévedést tudtunk javítni.
Lehet, hogy ez is érdekes lehet
Segítünk!
Amennyiben felkeltette érdeklődését, kérjen ingyenes személyes tájékoztatót, segítünk. Várjuk a feladatot, adjuk a megoldást.